组织机构

机械系行政办公室

机械系办公室是基层教学行政管理组织，是日常事务具体管理和办事的机构。既要接受学校有关部门的业务指导，同时又要向教职工贯彻院系领导的意图和要求；对内承担着机械工程系的教学、科研、科技开发等方面的组织、协调、服务、管理工作，对外承担着接待、联系工作，起着沟通上下、协调左右、联络内外的枢纽作用。

机械工程系办公室目前主要岗位设置为：系办公室主任兼行政秘书、研究生秘书、科研秘书兼档案员、本科教学秘书。在岗有四位专职教师，分别负责行政、教学、科研等相关事宜。各岗位主要职责如下：

系办公室主任兼行政秘书主要职责：

1、负责及时向系领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。

2、协助起草本系工作计划、工作总结、各种报告、规章制度及通知等文稿。

3、组织安排系内各种工作会议或活动。

4、协调本系各单位的工作督促、检查、落实学校及系布置的有关工作决议和决定。

5、协调、处理本系的突发事件以及防火、防盗、卫生、安全督检等工作。

6、管理并正确使用系公章及系主任章，审核以系名义签发的各种文件、报告、信函、材料、介绍信等文件。

7、安排接待或协助学校接待上级和兄弟单位来系参观访问、合作交流的团组和个人。

8、负责教职工进修、出国、培训等日常工作。

9、协助主管领导做好教职工职称评定工作。

10、协助系领导做好人才引进工作，做好教职工、考核、聘任、等工作。

11、做好系人事工作的各类统计报表和人事档案管理工作。

12、完成领导临时交办的各项工作。

研究生秘书主要职责：

1、协助主管系领导制定研究生教学工作任务和规章制度，落实研究生院下发的各项教学工作。

2、协助主管系领导组织和检查研究生教学工作。

3、负责研究生教学管理，检查教学运行情况。

4、负责研究生教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案等教学档案管理工作。

5、负责研究生学籍、成绩等事项的管理工作。

6、负责研究生教学信息的收集、统计、报表、管理工作。

7、为任课教师提供教学服务。

8、负责研究生的招生工作和各类研究生的答辩工作。

9、负责研究生答辩工作的答辩费发放。

10、负责每周安排勤工俭学的学生给系里各教研室、各实验室清扫卫生的工作。

11、完成领导临时交办的各项工作。

科研秘书兼档案员主要职责：

1、协助主管主任制定科研工作计划与规章制度，落实科研工作任务。

2、负责收集各类科研信息，配合全系教师的各类科研项目和基金的申请工作。

3、配合科研主任和科技处完成各级科研项目和经费的管理工作，包括项目的立项、中期检查、验收、结题等工作。

4、配合科研处完成全系教师各学年度的科研考核和绩效奖励审核和统计工作。

5、职称的科研成果的初步审核工作。

6、完成每年度的科研报奖、专利申请工作。

7、配合科技处发布各类学术征文信息。

8、配合科技处进行各类专家信息系统的更新与维护工作。

9、负责本科生、研究生学籍卡片、成绩单等各类材料的归档工作和全系每年形成文件的归档工作，并按校档案馆的要求按时移交。

10、配合系主任完成机械系每年的年鉴撰写工作。

11、全系联网计算机IP地址管理工作。

12、机械系每周向校办的信息报送工作。

13、负责图书资料管理工作，与出版社常年保持并接受赠书和书单，并负责全系报纸的订阅工作。

14、完成系领导临时交办的其它工作。

本科教学秘书主要职责：

1、教学任务落实。主要包括：培养方案修订及临时调整；每学期教学任务安排、录入，发放教师课表；提醒每学期第一周周一有课教师作好准备工作，督促教师及时提交教学日历、实验任务书；解决好调课、临时更换教室，借用教室等；协调指导学生选课。

2、负责考务工作。主要包括：新生入学分级考试、转电力英及实验卓工班工作；理论课程考试申报、安排；在校生、返校生补考；学生缓考办理；系内考试监考、公共课监考、四六级监考、英语竞赛监考安排、酬金发放及准考证和成绩单发放；相关竞赛组织报名、收费等工作。

3、负责成绩管理工作。主要包括：负责为教师打印平时成绩单、结课成绩单；成绩录入、及相关考试的试卷等材料收集、存档管理；毕业生学籍卡整理、成绩单打印存档。

4、负责学籍管理工作。主要包括：负责学生学籍电子注册、学生证签盖注册专用章；负责学生乘车优惠卡发放、乘车信息写卡、乘车优惠卡充磁；新生学生证发放、学籍卡建立存档；在校生学籍异动（休学、复学、留级、退学）办理；优秀学生转专业、专业分流；本科生推荐免试研究生工作；学生毕业、学位资格审查及毕业生遗留问题办理；协助办理在校生证明开具。

5、负责教学发展工作。主要包括：新入职教师和青年教师教学培训、观摩学习；教师提升培育工作；教学名师申报评选工作；教学工作量预算、结算工作。

6、负责教学质量管理工作。主要包括：课堂教学质量评价；教学优秀奖评选；领导干部听课；毕业生问卷调查。

7、负责教学研究工作。主要包括：教改项目立项、中期检查、验收；精品课程管理；教学成果申报。

8、负责实践教学工作。主要包括：实验、实践教学组织和准备；本科生毕业设计(论文)答辩。

9、教材管理工作。主要包括：教材选订；教材出版登记；教师用书征订、发放。

10、年度考核（教学）工作。教师教学工作量、教研工作量积分和绩效审核。

11、负责与教务处、其它教学单位及系内教学协调。

12、函授成教教学工作。

13、完成领导临时交付的其它任务。

添加时间：2019-12-09